Come gestisco il tempo per portare avanti i miei progetti: consigli d’uso.

Poco tempo fa stavo parlando con uno dei miei studenti del corso di fumetto riguardo alla gestione del tempo. Lavorando otto ore al giorno (o più in certi casi), portando avanti degli hobby, attività fisica, relazioni, dei sani momenti di svago… come si riesce a trovare pure del tempo per i propri progetti?

Al che il ragazzo in questione mi guarda e mi chiede: “Ma tu come diavolo fai a portare avanti Futura?”.

Quando si propone a qualcuno di dedicarsi a un’attività o di impegnarsi seriamente in qualcosa, la risposta universale che le persone danno in questi casi è: “non ho tempo”.

Proprio settimana scorsa ero in fiera e accanto a me c’era lo stand di una ragazza che scrive romanzi fantasy. Quando passava qualcuno davanti alla sua bancarella e lei chiedeva “Buongiorno, a lei piace leggere?”, la risposta tipo era: “E chi ha tempo di leggere?”.

Balle.

Il poco tempo è SEMPRE una scusa. Le verità, invece, sono semplicemente due: o si hanno differenti priorità… oppure c’è un grosso problema di organizzazione.

L’attenzione di un pesce rosso.

Ormai è universalmente riconosciuto il fatto che negli ultimi anni la soglia dell’attenzione media è calata. Basta fare una veloce ricerca su internet per trovare numerosi articoli su questo fenomeno. Possiamo dare la colpa a tutto, alla televisione, You Tube, Instagram, Tik Tok…

Pare che la causa principale alla fine sia solo una: una volta finito gli studi una persona media non legge più.  Zero. Non apre più nemmeno un libro dalla paura.

Sembra la tipica frase fatta da professoressa logorroica del liceo, ma questa è la sacrosanta verità: la lettura aumenta la concentrazione per quanto concerne lo studio e la memoria. Chi ha coltivato la passione della lettura fin da piccolo non ha mai avuto problemi nello studio, lo sanno anche le capre.

Questa digressione sulla lettura in realtà è per spiegare che mantenere lunghi periodi di concentrazione, soprattutto se non si è abituati, aumenta in maniera esponenziale la percentuale di stress.

L’errore più comune sulla gestione del tempo.

La vita frenetica alla quale siamo sottoposti ogni singolo giorno ci sottrae enormi quantità di tempo e di energie. Questo è un dato di fatto. Il grande errore che molte persone commettono quando decidono di imbarcarsi in un progetto (piccolo o medio che sia) è quello di dedicarci solo un singolo giorno della settimana. Meglio se nel weekend.

Insomma, concentrano tutto il lavoro nei loro giorni di riposo settimanali.

Dedicarsi 4 o 5 ore filate la domenica pomeriggio o in un qualsiasi altro giorno di risposo è la cosa più dannosa che tu possa fare. Come si diceva prima, se non si è abituati si rischia di aumentare in maniera esponenziale lo stress, con l’effetto collaterale di perdere la giusta motivazione e mollare il progetto, magari dicendo la solita frase fatta del “non fa per me”.

“Poi è più facile. Ogni giorno diventa più facile. Ma devi farlo tutti i giorni. Questo è difficile. Poi diventa più facile.”

Il Runner Babbuino di Bojack Horseman

Allenare la forza di volontà.

Come dice saggiamente il babbuino di Bojack Horseman, il segreto sta nel far diventare il proprio progetto una pratica quotidiana. E non è mica facile.

La prima obiezione che di solito si tira in ballo è ancora la solita storia del tempo. Non ho tempo!

Dal mio punto di vista, il “non ho tempo” è la scusa dei perdenti. Solitamente non è mai il tempo il vero problema, ma come abbiamo già scritto in precedenza, le persone preferiscono spenderlo in altro. E molte volte sono frivolezze senza reale importanza.

Detto questo, la primissima cosa da capire è: quanto è importante il mio progetto rispetto ai miei impegni? C’è qualcosa (attività, impegni, relazioni, pratiche, svaghi) che posso eliminare per fare spazio al mio progetto?

Se non si è in grado di fare spazio all’interno della propria routine quotidiana per dedicarsi al proprio progetto, significa che, alla fine, questo non hai poi così grande importanza. Se tutto quello che fai (aperitivi, netflix, il corso di freccette o la birra con gli amici) ti risulta irrinunciabile, semplicemente quel progetto non fa per te.

Non cominciare nemmeno.

Questo è il primo grande setaccio Socratico che ti permette di capire se sei veramente interessato a sacrificare una porzione della tua quotidianità per dedicarti a un qualcosa di più importante e sul lungo periodo.

Bisogna cominciare a coltivare l’attitudine dell’investitore.

Se invece la tua risposta è sì, e c’è effettivamente uno spazio sacrificabile in cui poterti dedicare anima e corpo, allora è giunto il momento di passare al prossimo paragrafo.

Tutti i giorni, ma non troppo!

La prima regola per affrontare un progetto è quello di definire un chiaro punto di arrivo, il goal finale, la meta da raggiungere.

La seconda regola fondamentale per affrontare un progetto è: dimenticarsi della prima.

Esatto! Monitorare costantemente i progressi fatti in rapporto all’obiettivo finale è una delle cause di stress e frustrazioni. Più il progetto è grosso e di lunga durata, più c’è la concreta possibilità di gettare tutto all’aria.

Ciò perché i progressi quotidiani potrebbero essere davvero minimi, addirittura non misurabili. Potresti gettare la spugna per sfinimento perché non riesci a vedere dei risultati concreti nel breve periodo.

Il vero segreto è quello di farlo diventare un’abitudine irrinunciabile, non uno sforzo temporaneo per raggiungere un obiettivo.

Il tuo scopo dovrebbe essere quello di sederti alla scrivania, fare qualsiasi cosa per continuare il tuo progetto, ma quasi senza pensarci. Come un escursionista che passo dopo passo di gode la montagna e ogni scorcio e magicamente si ritrova in vetta.

Potrebbero invece aiutarti quelli che in marketing vengono chiamati KPI (Key Performance Indicator), ossia tantissimi micro-obiettivi di transizione che però siano misurabili e facilmente raggiungibili.

Questo permette al tuo cervello di avere ugualmente delle piccole ricompense di completamento e di non avere la sensazione di buttare via solamente il tuo tempo. Piccoli obiettivi, anche settimanali, sono come una monetina inserita nel salvadanaio: senti concretamente di aver aggiunto qualcosa per arrivare al tuo obiettivo, ma non ti rendi ancora conto di quanti soldi hai messo da parte.

La vera domanda adesso diventa: quanto tempo dedicare concretamente al nostro progetto?

Tante piccole sessioni dalla durata limitata.

Abbiamo detto all’inizio dell’articolo che la nostra concentrazione è limitata e non si può portarla troppo oltre per evitare di cadere in forti forme di stress.

Ebbene, la scienza ci dice che la soglia di concentrazione media si attesta attorno ai 40 minuti. Oltre questo minutaggio il cervello comincia ad affaticarsi, a non rendere più  in maniera ottimale, e prima o poi finisce per divagare ed annoiarsi.

Ecco, 40 minuti sono l’esatto minutaggio della nostra sessione base.

Il mio metodo è quello di inserire un timer sul mio cellulare di 40 minuti e far partire il conto alla rovescia una volta pronto. Questo significa che tutti i minuti di preparazione/riscaldamento non dovrebbero essere contati all’interno dei 40 minuti. Solo il lavoro puro e concentrato dovrebbe avere questo minutaggio.

Non appena  la sveglia suona, appoggia il pennello/matita/tutto ciò che utilizzi e smetti  immediatamente di fare quello che stai facendo. Sul serio: non importa se stavi facendo quella cosa così difficile che richiede così tanta attenzione. Molla tutto e sparisci!

Il mio consiglio personale è quello di non fare sessioni inferiori ai 40 minuti: potresti non riuscire ad entrare in tempo nello spirito giusto, o magari troppo tardi. Il rischio è quello che potresti non riuscire ad entrare nel giusto flusso di lavoro, e dover terminare la sessione proprio quando il cervello si era abituato a lavorare bene.

Al contrario, non devi superare i 40 minuti a meno che non sia strettamente necessario, oppure quando sai per certo che nei 10 minuti successivi raggiungerai un KPI. In tal caso puoi procedere oltre, ma ti consiglio di non farlo diventare un’abitudine.

Se hai del tempo a disposizione, puoi anche fare più di una sessione al giorno. Io di solito faccio un paio di sessioni a sera. L’importante è prendersi una decina di minuti tra una sessione e l’altra. Il cervello avrà così modo di svagarsi un attimo e riportare a livelli accettabili lo stress accumulato, pronto poi per ripartire per un’altra sessione.

Conclusioni

Gestire il proprio tempo nella maniera più ottimale non è una cosa semplice. Il nostro lavoro, gli impegni, le relazioni e gli imprevisti rendono la questione decisamente più complicata.

Eppure per riuscire a raggiungere i nostri obiettivi a lungo termine servono due importanti ingredienti: la costanza e la pazienza.

Entrambe si devono coltivare quotidianamente, allenando il nostro muscolo mentale affinché diventi un’esercizio costante e duraturo. Solo così potremo realizzare cose superlative ed essere soddisfatti di noi stessi.